Πώς να ελαχιστοποιήσετε τις ακυρώσεις κρατήσεων στο ξενοδοχείο σας

Οι έρευνες δείχνουν ότι η ξενοδοχειακή βιομηχανία χάνει ετησίως μεταξύ 50 και 100 εκατομμυρίων δολαρίων εξαιτίας των πελατών που δεν εμφανίζονται ή ακυρώνουν τα δωμάτιά τους. Είτε πρόκειται για ξαφνικές αλλαγές στα ταξιδιωτικά σχέδια των πελατών σας λόγω απρόβλεπτων περιστάσεων, είτε απλώς για αλλαγή γνώμης, οι ακυρώσεις ξενοδοχείων μπορούν να έχουν σημαντικό αντίκτυπο στην λειτουργία της επιχείρησής σας. Ωστόσο, υπάρχουν στρατηγικές που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ελαχιστοποίηση αυτών των ακυρώσεων. Αυτό το άρθρο έχει ως στόχο να σας δώσει πολύτιμες πληροφορίες και συμβουλές σχετικά με τους τρόπους ελαχιστοποίησης των ακυρώσεων κρατήσεων στο ξενοδοχείο σας.

Κατανόηση των λόγων πίσω από τις ακυρώσεις κρατήσεων ξενοδοχείων

Δεν υπάρχει τίποτα πιο απογοητευτικό από την ακύρωση ενός δωματίου ή τη μη άφιξη του επισκέπτη σας. Για να αντιμετωπιστεί το ζήτημα των ακυρώσεων κρατήσεων ξενοδοχείων και των επιστροφών χρεώσεων, είναι απαραίτητο να κατανοηθούν οι λόγοι που οδηγούν τους πελάτες σε αυτή τη στάση. 

Υπάρχουν διάφοροι λόγοι, αλλά οι πιο συνηθισμένοι περιλαμβάνουν:

• Αλλαγές στα ταξιδιωτικά σχέδια
• Oικονομικοί περιορισμοί
• Δυσαρέσκεια με τη διαδικασία κράτησης 
• Κάποια απροσδόκητα γεγονότα
• Ανεύρεση καλύτερης προσφοράς αλλού

Αν και δεν μπορείτε να ελέγξετε όλους τους παράγοντες, υπάρχουν μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να ελαχιστοποιήσετε τις ακυρώσεις: 

Γνωρίστε από πού έρχονται οι επισκέπτες σας

Πριν μπορέσετε να αντιμετωπίσετε το πρόβλημα των ακυρώσεων, πρέπει να γνωρίζετε από πού προέρχονται οι επισκέπτες σας. Κάνουν κράτηση μέσω ενός ταξιδιωτικού ιστότοπου ή κάνουν κράτηση απευθείας σε εσάς; Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ποιοι είναι οι επισκέπτες σας, πώς σας βρήκαν και πώς προτιμούν να κάνουν κράτηση για τα δωμάτιά τους. Με αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε να αναλύσετε τη συμπεριφορά των επισκεπτών σας και να εφαρμόσετε ένα σχέδιο για την αποφυγή ακύρωσης. Το ποσοστό ακύρωσης για τους επισκέπτες που κάνουν κράτηση μέσω ενός ιστότοπου τρίτου μέρους είναι γενικά υψηλότερο από εκείνους που κάνουν κράτηση απευθείας με το ξενοδοχείο. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι συνήθως υπάρχουν τέλη ακύρωσης που σχετίζονται με τις κρατήσεις τρίτων.

Αποστείλετε υπενθυμίσεις στους επισκέπτες

Μερικές φορές, οι επισκέπτες μπορεί απλώς να ξεχάσουν ότι έχουν κάνει κράτηση δωματίου. Για να το αποφύγετε αυτό, μπορείτε να στέλνετε στους επισκέπτες σας υπενθυμίσεις τις ημέρες που ακολουθούν πριν την επικείμενη επίσκεψή τους. Η υπενθύμιση θα μπορούσε να γίνει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μηνύματος στο κινητό ή μέσω της εφαρμογής σας για το online check-in. Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για να τους στέλνετε πληροφορίες σχετικά με πράγματα που μπορείτε να κάνετε στην περιοχή, ειδικές εκδηλώσεις και προσφορές.

Διαθέστε μια πολιτική ακύρωσης του ξενοδοχείου

Η προσφορά ευέλικτων πολιτικών ακύρωσης είναι ένα ισχυρό εργαλείο για την ελαχιστοποίηση των ακυρώσεων. Επιτρέποντας στους επισκέπτες να τροποποιούν ή να ακυρώνουν τις κρατήσεις τους εντός ενός εύλογου χρονικού πλαισίου χωρίς να επιβαρύνονται με σημαντικές κυρώσεις, τα ξενοδοχεία μπορούν να ενισχύσουν την ικανοποίηση και την αφοσίωση των πελατών. Η πολιτική ακύρωσης του ξενοδοχείου σας πρέπει να είναι καλά δομημένη, εύκολα κατανοητή και δίκαιη, ώστε να δημιουργήσει εμπιστοσύνη και σιγουριά μεταξύ των δυνητικών επισκεπτών σας. Πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι εφαρμόζεται αυστηρά. Η πολιτική πρέπει να είναι ελκυστική για τους επισκέπτες σας αλλά και να προστατεύει τα συμφέροντά σας. Η πολιτική ακύρωσης του ξενοδοχείου θα πρέπει να εμφανίζεται  στον ιστότοπό σας και σε όλες τις επικοινωνιακές πρακτικές σας πριν από την άφιξη των επισκεπτών σας. 

Ενθαρρύνετε την επανακράτηση

Όταν οι επισκέπτες ακυρώνουν τα δωμάτιά τους, είναι μια ευκαιρία να τους ενθαρρύνετε να κάνουν εκ νέου κράτηση. Μπορείτε να το κάνετε αυτό προσφέροντάς τους έκπτωση στην επόμενη διαμονή τους ή δωρεάν αναβάθμιση.  Η προσφορά κουπονιών, δωροκαρτών και άλλων κινήτρων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ενθαρρύνετε τους επισκέπτες να κάνουν εκ νέου κράτηση. Μπορείτε επίσης να αξιοποιήσετε αυτή την ευκαιρία για να τους προωθήσετε έναν διαφορετικό τύπο δωματίου ή πακέτο.

Βελτιστοποίηση της διαδικασίας κρατήσεων

Μια φιλική προς το χρήστη διαδικασία κράτησης μπορεί να μειώσει σημαντικά τις ακυρώσεις. Τα ξενοδοχεία θα πρέπει να επενδύσουν σε ευέλικτα συστήματα ηλεκτρονικών κρατήσεων που παρέχουν σαφείς πληροφορίες, ελκυστικά οπτικά στοιχεία και εύκολη πλοήγηση. Μια βελτιστοποιημένη διαδικασία κράτησης εξασφαλίζει μια θετική εμπειρία για τον χρήστη και ενθαρρύνει τους ταξιδιώτες να δεσμευτούν για τις κρατήσεις τους. Ένας καλός σχεδιασμός αποτελεί το πρώτο βήμα μιας εξαιρετικής διαδικασίας κράτησης.

Βελτίωση της εξυπηρέτησης και της επικοινωνίας με τους πελάτες

Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι το κλειδί για τη μείωση των ακυρώσεων. Δημιουργήστε ένα ισχυρό σύστημα εξυπηρέτησης πελατών που να αντιμετωπίζει άμεσα τα ερωτήματα και τις ανησυχίες των επισκεπτών. Η σαφής και έγκαιρη επικοινωνία μπορεί να βοηθήσει στην επίλυση πιθανών προβλημάτων πριν αυτά κλιμακωθούν και οδηγήσουν σε ακυρώσεις. Οι εξατομικευμένες αλληλεπιδράσεις και η συχνή επικοινωνία μπορούν επίσης να δημιουργήσουν μια αίσθηση εμπιστοσύνης και αξιοπιστίας.

 Αυξήστε τις απευθείας κρατήσεις

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, οι επισκέπτες που κάνουν κρατήσεις απευθείας στο ξενοδοχείο είναι λιγότερο πιθανό να ακυρώσουν. Πώς μπορείτε να αυξήσετε τον αριθμό των απευθείας κρατήσεων; 

Ακολουθούν μερικές ιδέες:

• Βεβαιωθείτε ότι ο ιστότοπός σας είναι ενημερωμένος και εύχρηστος.
• Χρησιμοποιήστε ελκυστική γλώσσα και φωτογραφίες για να προωθήσετε το ξενοδοχείο σας.
• Προσφέρετε ειδικές προσφορές και προωθητικές ενέργειες για τους επισκέπτες που κάνουν απευθείας κράτηση.
• Παρέχετε μια απρόσκοπτη εμπειρία online check-in.
• Η οικοδόμηση μιας προσωπικής σχέσης με τους επισκέπτες σας είναι ο καλύτερος τρόπος για να τους ενθαρρύνετε να κάνουν κράτηση απευθείας μαζί σας.