Η αποτελεσματική επικοινωνία μεταξύ των συναδέλφων στο χώρο εργασίας είναι ζωτικής σημασίας για την παραγωγικότητα. Όσο καλύτερα επικοινωνούν τα μέλη μιας ομάδας, τόσο περισσότερο θα είναι σε θέση να επιτύχουν κοινούς στόχους. Όλα, από την ομιλία μέχρι τη γλώσσα του σώματος και το ντύσιμο, συνεισφέρουν στην ισχυρή οικοδόμηση σχέσεων μεταξύ των συναδέλφων.
Η βελτίωση της επικοινωνίας στο χώρο εργασίας ξεκινά από πάνω προς τα κάτω. Οι άνθρωποι που κατέχουν ηγετικές θέσεις είναι τελικά υπεύθυνοι, για την εφαρμογή των απαραίτητων αλλαγών και την προώθηση ενός περιβάλλοντος, όπου κυριαρχούν η συνεργασία, ο σεβασμός, η ομαδικότητα και η ανατροφοδότηση.
Σε αυτό το άρθρο σας παρουσιάζουμε 4 πρακτικές μεθόδους για να βελτίωσετε την επικοινωνία μεταξύ των μελών του προσωπικού σας.
#1 Θέστε πρότυπα επικοινωνίας
Ένας από τους καλύτερους τρόπους για τη βελτίωση της επικοινωνίας στο χώρο εργασίας είναι η πρόληψη της αναποτελεσματικής επικοινωνίας. Εξηγήστε στους εργαζόμενους, ποιες πρακτικές είναι αποδεκτές στην επιχείρησή σας και δώστε οδηγίες, όσον αφορά στην επικοινωνία προβλημάτων ή ανησυχιών. Πριν από την εφαρμογή των νέων προτύπων, θα πρέπει να καλέσετε ολόκληρη την ομάδα σε μια συνάντηση, ώστε να εξηγήσετε τις επερχόμενες αλλαγές και να δείξετε, πώς θα ωφεληθούν οι εργαζόμενοι και η επιχείρηση με την εφαρμογή τους.
Βεβαιωθείτε, ότι τα πρότυπα επικοινωνίας δεν είναι τόσο αυστηρά, ώστε να μην επιτρέπουν στους ανθρώπους να εκφραστούν. Χρειάζεται όμως να επιβληθούν, διαφορετικά δεν θα υπάρξει αλλαγή και η επικοινωνία δεν θα βελτιωθεί. Τα πρότυπά σας πρέπει να λειτουργούν ως οδηγός με απώτερο στόχο την ισχυροποίηση της ομάδας.
#2 Εμπνεύστε τους άλλους με το παράδειγμά σας
Είναι σημαντικό να εκφράζετε με σαφήνεια αυτό που εννοείτε και να κάνετε αυτό που λέτε. Το προσωπικό σας θα ακολουθήσει το παράδειγμά σας, γι’αυτό πρώτοι εσείς, θα πρέπει να εφαρμόζετε τα πρότυπα επικοινωνίας, που έχετε καθιερώσει. Αυτό όχι μόνο θα εμπνεύσει τους εργαζόμενους της επιχείρησής σας να επικοινωνούν καλύτερα, αλλά και θα σας βοηθήσει να εντοπίζετε ποιες διαδικασίες επικοινωνίας δε λειτουργούν σωστά και τι αλλαγές χρειάζεται να εφαρμόσετε.
#3 Ενθαρρύνετε την ανατροφοδότηση και τη συμμετοχή
Τα πρότυπα επικοινωνίας που έχετε θεσπίσει δεν θα οδηγήσουν στο επιθυμητό αποτέλεσμα, αν αγνοήσετε τις απόψεις των υπαλλήλων σας. Πρέπει να υπάρχει μια “πολιτική ανοιχτής πόρτας”, έτσι ώστε όλοι να αισθάνονται άνετα να σας προσεγγίζουν με ιδέες, ερωτήσεις και ζητήματα.
Ενθαρρύνετε τη συμμετοχή των υπαλλήλων σας στις συναντήσεις και επιτρέψτε τους να συμβάλλουν ενεργά στην επίλυση προβλημάτων, ρωτώντας τη γνώμη τους. Αυτό θα οδηγήσει σε έναν εποικοδομητικό διάλογο μεταξύ τους.
Είναι σημαντικό να γνωρίζουν και οι ίδιοι ότι, η φωνή τους έχει αξία.
#4 Καθορίστε με σαφήνεια τους ρόλους και τις ευθύνες
Ο καθορισμός των ρόλων εργασίας είναι ζωτικής σημασίας για τη βελτίωση της επικοινωνίας μεταξύ των συναδέλφων. Όταν όλοι γνωρίζουν το εύρος των καθηκόντων τους και κατανοούν τον τρόπο με τον οποίο είναι υπεύθυνοι για κάθε διαδικασία, βελτιώνεται η επικοινωνία αλλά και η αποτελεσματικότητα.
Ο καθορισμός των ρόλων και των ευθυνών ξεκινά με τη διαδικασία πρόσληψης – συγκεκριμένα, προσδιορίζοντας τις θέσεις που χρειάζεστε για να λειτουργείτε σωστά την επιχείρησή σας. Όσο πιο λεπτομερής είναι η περιγραφή της θέσης εργασίας, τόσο πιο εύκολο θα είναι να βρείτε τους κατάλληλους ανθρώπους.
Οι άνθρωποι που καταλαβαίνουν τα καθήκοντά τους και το ρόλο τους στον τελικό στόχο κάθε επιχείρησης είναι αποτελεσματικοί, παραγωγικοί και ικανοποιημένοι.
